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25 de dezembro de 2020
por Office Inn em Home Office

Excesso de reuniões online afeta a produtividade e a saúde: dicas para otimizá-las

Allan Gavioli, do InfoMoney – No início da quarentena, quando milhões de profissionais ao redor do mundo migraram para o “home office” em tempo recorde, adotando novas ferramentas digitais para continuar suas vidas no “novo normal”, era encorajador e reconfortante ver tamanha flexibilidade humana em meio ao caos.

Passado praticamente um ano desde o início dessa nova dinâmica de trabalho (e de vida), muitos estão usando as mesmas ferramentas de videoconferência para trabalhar, estudar e manter todas as conexões humanas durante o isolamento. E, com as linhas entre o profissional e o pessoal se confundindo, torna-se complexo definir onde termina o dia de trabalho e começa a vida pessoal, já que, em muitos casos, em ambas as situações nos vemos em frente às telas, isolados em casa.

Uma pesquisa da Associação Brasileira de Psiquiatria (ABP) mostrou alguns dos malefícios do excesso de reuniões virtuais para a saúde mental dos funcionários. De acordo com o estudo, realizado entre agosto e outubro de 2020, 54,8% dos psiquiatras entrevistados perceberam um aumento nas queixas dos pacientes sobre o excesso de videoconferências nos últimos cinco meses e 68,6% aumentaram as prescrições de psicoterapia aos pacientes, que começaram a desenvolver quadros de estresse e ansiedade, por exemplo.

Além do desgaste mental, os cuidados com os olhos devem ser levados em consideração também, já que uma exposição prolongada às telas pode ser muito prejudicial para a saúde da visão em si.

Desde março, a ABP já orientava as empresas a prestar mais atenção na saúde mental dos funcionários, argumentando que o medo da pandemia e a pressão para manter a produtividade de casa poderia desgastar o psicológico de boa parte dos trabalhadores.

O aumento do estresse e desgaste mental entre funcionários que estão no home office e possuem alta carga de videoconferências foi percebido – e catalogado – por psicólogos e especialistas em recursos humanos de todo o planeta. E já tem até um nome: Zoom fatigue ou “fadiga do Zoom”. Embora o termo faça referência à plataforma americana Zoom, que se popularizou na quarentena, vale para qualquer aplicativo ou plataforma de chamada de vídeo, incluindo WhatsApp, Microsoft Teams, Google Meet e outras.

Confira dicas para otimizar a produtividade e a saúde em meio a tantas reuniões online.

Faça pausas

Cheque regularmente ao longo do dia seus horários de reuniões e a agendem um mínimo de 15 minutos entre esses encontros virtuais para fazer uma pausa, respirar, absorver o que foi dito na reunião anterior e ter um descanso mental antes da próxima.

Os especialistas defendem que, em um dia de muitos encontros virtuais, as pausas sejam proporcionais à duração desse encontro. Reuniões mais longas (que devem ser evitadas ao máximo) merecem um maior tempo de descanso, por exemplo.

Reuniões de no máximo 45 minutos

No escritório, normalmente gestores e líderes reservavam uma hora para cada reunião. No home office, isso deve ser evitado. A recomendação de marcar reuniões menores vai de encontro à primeira dica de realizar pausas de 15 minutos entre os encontros. Reuniões mais curtas e diretas evitam a dispersão. Portanto, as informações precisam ser passadas da forma mais ágil possível.

Avalie melhor a necessidade das reuniões

Um outro consenso entre os especialistas, além do tempo reduzido desses encontros virtuais, é que a empresa deve avaliar a real necessidade de uma reunião.

Se você é do meio corporativo, já deve ter tido um pensamento nessa linha: “Uma reunião de uma hora que poderia ter sido resolvida com um simples e-mail”. Se esse pensamento já era recorrente no trabalho presencial, no home office ficou mais ainda. Enquanto no trabalho presencial um problema pode ser resolvido em uma conversa descontraída de cinco minutos, no home office, isso pode acabar virando um agendamento desnecessário na agenda virtual.

Adapte sua rotina ou crie uma nova de forma sustentável

Em relação aos rituais que toda pessoa faz (ou fazia) antes de começar a trabalhar, como acordar mais cedo e tomar um café da manhã, é importante estabelecer essas pequenas ações antes do trabalho como uma rotina a ser seguida, já que isso auxilia no planejamento completo das tarefas e na organização da agenda ao longo do dia.

Acordar e ir direto para o computador pode deixar o cérebro acelerado, e, ao longo do dia, cansar mais ainda o funcionário. Estabeleça uma rotina de bem-estar. Manter práticas saudáveis ao longo do dia, como exercícios físicos regulares, alimentação balanceada e criar de um ambiente agradável para trabalhar podem ajudar a diminuir o estresse.

Defina o seu espaço e tempo de trabalho

Tanto Silva, quanto Barbosa, defendem a ideia de que o trabalho deve ser feito no horário de trabalho. Com a comodidade de trabalhar de casa, funcionários podem se sentir tentados a adiantar tarefas fora do expediente ou postergar obrigações para realizá-las de madrugada, por exemplo.

Ainda que estejamos em home office, os horários e as jornadas devem permanecer. Reuniões fora do horário e atribuições que levem o funcionário a estender sua jornada precisam ser evitadas.

Outro ponto crucial é definir e estabelecer um lugar calmo e sem distrações para realizar diariamente o trabalho. Ainda que não haja a necessidade de criar um escritório do zero na sua casa, o funcionário deve se certificar que irá trabalhar em um cômodo confortável e que permita uma rotina de trabalho sem interrupções constantes ou distrações.

Transparência e comunicação antes de tudo

Se manter um canal de comunicação entre gestores e funcionários já era essencial para o desenvolvimento de um bom ambiente de trabalho, no home office é mais do que fundamental: é a base para que o trabalho continue sendo feito.

É essencial que os funcionários, nas reuniões, façam críticas e complementos à forma com a qual esses encontros estão sendo realizados. Se um colaborador não está satisfeito com a duração das reuniões ou sobre como os gestores conduzem esse encontro, expor essas críticas é fundamental.

Mais empatia

Além da comunicação clara, cabe aos gestores e líderes monitorar sinais e comportamentos dos seus funcionários, tentando antecipar problemas. Claro que empoderar funcionários é essencial, mas para isso, é preciso confiança mútua. Por parte do gestor, é preciso humanidade e comunicação. Por parte do funcionário, disciplina e transparência. Entender as delicadezas que o momento proporciona e ajudar a resolver a questão. O líder precisa investigar o que está acontecendo, não fazer cobranças desproporcionais com a realidade dos funcionários. Concluindo: bom senso e empatia.

O diálogo com as equipes e colegas é essencial, seja uma troca de percepções sobre o próprio volume de trabalho ou até mesmo sobre questões pessoais que te aflijam e estejam atrapalhando seu rendimento.

Além da comunicação clara com seus parceiros de trabalho, é importante alinhar obrigações e reponsabilidades com aqueles que dividem a casa com você. Informe familiares sobre a sua rotina de trabalho, deixando claro em quais horários você não pode ser interrompido ou distraído. São boas práticas que ajudam a diminuir o estresse e a pressão das pessoas nesse ambiente.

*O Blog do Office Inn reproduz textos de terceiros com os quais nos identificamos, por trazerem informações, análises e dados pertinentes em relação ao momento de vida e trabalho que o mundo inteiro enfrenta.

"Estamos muito satisfeitos com os diversos serviços que atendem as 19 pessoas de nossa equipe. O grande diferencial que vemos no Office Inn é o atendimento, são pessoas muito profissionais e extremamente atenciosas. Respostas rápidas e sem burocracia fazem com que nós nos preocupemos apenas com o negócio da empresa."

Ronei Pasquetto Gomes
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