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12 de abril de 2019
por Office Inn em Geral

Novos espaços de trabalho e o desafio para gestores de facilities

O artigo abaixo, assinado pela arquiteta Terezinha Santos, fala sobre os desafios para os gestores de facilities em proporcionar e gerenciar novos espaços de trabalho, considerando a estrutura física do edifício, necessidades dos funcionários, cultura da empresa, demandas tecnológicas, sustentabilidade, segurança, entre outros quesitos. Ele foi originalmente publicado no site da Associação Brasileira de Facilities (ABRAFAC) e estamos reproduzindo no Blog do Office Inn porque o texto traça um interessante paralelo entre os escritórios do passado e os do futuro, além de introduzir conceitos que ajudam a entender os novos ambientes de trabalho. Confira:

Quando iniciei a minha carreira trabalhando com escritórios corporativos, no início dos anos 2000, fazer projetos para espaços de escritórios ainda era algo relativamente simples. A maioria das empresas seguia um padrão do mobiliário para todos os departamentos. A equipe administrativa recebia os mesmos tipos e cores de mesas, cadeiras e armários e só diferenciava do mobiliário da gerência, diretoria e presidência para definir a posição hierárquica.

Os ambientes eram basicamente compostos por salas de gerência e diretoria – geralmente fechadas com divisória piso-teto, assim como a sala da presidência – posicionadas próximas às janelas. Além disso, tinham áreas para as equipes administrativas compostas por estações de trabalho com baias de 1,10m de altura, próximas à sala dos respectivos gerentes, salas de reunião e recepção.

De lá para cá muitas mudanças vêm ocorrendo no espaço de trabalho. Novos conceitos de ocupação surgem impulsionados pelas novas tecnologias, mudanças na economia, novas relações de trabalho e valorização do colaborador como capital intelectual. As empresas, para manterem-se competitivas, estão cada vez mais conscientes de que os espaços bem planejados melhoram o desempenho, promovem bem-estar, proporcionam mais segurança, aumentam a criatividade e a produtividade, retêm talentos e promovem a inclusão.

A palavra da vez é “Workplace Experience”, ou seja, local de trabalho como experiência. O conceito consiste em criar ambientes que promovam experiência ao funcionário aliadas às estratégias da empresa. De acordo com o World Green Building Council (GBC), a natureza da estratégia e do design mudou o foco da sustentabilidade do edifício para o foco nas pessoas.

Hoje, projetar um escritório vai além de uma simples distribuição de layout com mobiliário padronizado para toda a empresa. O desenho do espaço de trabalho passa a ser a ferramenta para alavancar os interesses da empresa através da satisfação dos funcionários com o ambiente de trabalho. Demandas para criar ambientes de trabalhos mais inteligentes (smart workplace), mais saudáveis (well-being), seguros, sustentáveis e com mais elementos que tragam a natureza para dentro do edifício (biofilia) são crescentes.

Pesquisas com os colaboradores da empresa são realizadas para entender suas necessidades, informações obtidas da neuroarquitetura são utilizadas para avaliar como o ambiente e seus elementos influenciam no comportamento das pessoas. Os elementos do Well Bulding são estudados para entender os impactos que a construção tem na saúde e bem-estar dos seus ocupantes. Os resultados de pesquisas a respeito do futuro do ambiente de trabalho são utilizados como parâmetro para os projetos – tudo isso com o objetivo de chegar ao cenário mais favorável. Não é mais o colaborador que tem que se adequar ao espaço de trabalho e, sim, o ambiente que precisa se adequar às necessidades dele.

A tecnologia permitiu ao colaborador escolher seu lugar de trabalho seja fora ou dentro da empresa, dependendo da atividade que precisa ser executada. Os espaços, por sua vez, precisam ser mais flexíveis e diversificados, contendo áreas para funções que exijam concentração, áreas para atividades em equipe, áreas de convivência, entre outras.

Uma pesquisa realizada pela Gensler em 2017 com trabalhadores latino-americanos aponta que eles preferem trabalhar em equipe. Passam 43% trabalhando sozinhos e 45% socializando, sendo 33% do trabalho em equipe presencial, 12% trabalhando com os parceiros virtualmente, 5% adquirindo conhecimento e desenvolvimento profissional e 7% se socializando.

Esses números ajudam a entender, em linhas gerais, o comportamento dos colaboradores dentro desse novo cenário e fornecem parâmetros para a distribuição dos diferentes tipos de áreas dentro do espaço de trabalho.

Os desafios para os gestores de facilities em proporcionar e gerenciar esses novos espaços de trabalho, com suas nuances e diversidades, são muitos, passando por vários aspectos a considerar, como a estrutura física do edifício, necessidades dos funcionários, cultura da empresa, demandas tecnológicas, sustentabilidade, segurança, bem-estar, diversidade, acessibilidade, recursos financeiros e resultados econômicos da organização.

Até que ponto os gestores de facilities estão preparados para lidar com todas essas informações e questões? Diante desse cenário, eles precisam ir além das habilidades operacionais e serem mais estratégicos, e isso consiste em:

  • Gerenciar os espaços de trabalho de forma mais holística com objetivo de alavancar a produtividade organizacional
  • Estar atentos às novas demandas do mercado, conhecer bem a cultura da empresa, seus objetivos e metas
  • Desenvolver suas habilidades de observação e comunicação com foco nas pessoas para identificar suas necessidades, comportamento e os processos que as levam à satisfação com o ambiente de trabalho
  • Criar fortemente um relacionamento com outros setores da empresa, como recursos humanos, saúde e segurança do trabalho, tecnologia da informação e financeiro, que serão parceiros para estudos e implantação de melhorias no ambiente de trabalho
  • Explorar o aprendizado contínuo, o benchmarking, o networking e associações de facilities como ferramentas de atualização, troca de conhecimento e experiências que servirão de apoio para as tomadas de decisão
  • Adquirir parcerias de confiança com profissionais ou empresas de arquitetura corporativa que poderão dar suporte
  • E, sobretudo, é preciso ter consciência de que mudanças sempre existirão no espaço de trabalho e a capacidade de se adaptar rapidamente a elas será o diferencial para os gestores de facilities que estiverem preparados

"Estamos muito satisfeitos com os diversos serviços que atendem as 19 pessoas de nossa equipe. O grande diferencial que vemos no Office Inn é o atendimento, são pessoas muito profissionais e extremamente atenciosas. Respostas rápidas e sem burocracia fazem com que nós nos preocupemos apenas com o negócio da empresa."

Ronei Pasquetto Gomes
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