São várias as razões pelas quais encontros e reuniões de negócios devem ser levados muito a sério por empresas e empreendedores. Em resumo, causar uma boa impressão é algo que está nos detalhes e, por isso, eles não podem ser ignorados. Boa parte das pessoas não costuma considerar as repercussões do ditado “a primeira impressão é a que fica”. E é bem verdade que o tempo prolongado de contato profissional com alguém é fundamental para a formação de uma imagem mais compatível com a realidade. Porém, é no primeiro contato com um cliente, por exemplo, que ele analisa a imagem da empresa e também compõe suas percepções sobre o empreendedor. E um primeiro momento ruim pode prejudicar – e muito – o início dessa relação.
Relacionamos aqui algumas condutas e cuidados que auxiliam a formação de uma boa imagem logo à primeira vista. O cenário? Quase sempre uma reunião de negócios. Confira e inspire-se!
Pontualidade
Seja pontual, o máximo que puder. Quando o atraso for mesmo inevitável e fruto de um imprevisto, o ideal é comunicar que chegará mais tarde. Assim, dará ao outro a possibilidade de aguardar ou não, dependendo do tempo disponível e interesse. Trata-se de uma questão de respeito com o tempo dos outros. Portanto, se for se atrasar, sempre comunique.
Celular, nem pensar
Por mais presente que esse e outros eletrônicos estejam em nossas vidas, na hora da reunião e de falar de negócios, a atenção deve ser total. Procure não interromper a conversa em caso de chamadas ou mensagens e lembre-se sempre de deixar no modo silencioso. Se tocar, silencie e não pare para atender. Esses cuidados demonstram que todo o seu tempo é do cliente, ou futuro cliente.
Cartão de visitas
A troca de cartões é uma atitude comum, mas de extrema importância. Procure fazer isso logo no início da reunião, especialmente se for com muitas pessoas, pois é uma forma de conduzir as apresentações e fazer com que todos consigam identificar quem está participando. Se receber um cartão e não tiver um para dar, sem problemas. Mas nunca demonstre que não se importou com o que recebeu ao guardá-lo rapidamente, derrubar ou esquecer sobre a mesa.
Apresente-se
Ainda nessa etapa da troca de cartões, apresente-se sempre com um aperto de mãos. Se você for o anfitrião, em tese, é sua tarefa fazer as devidas apresentações, sempre com nome, sobrenome e função.
Esteja preparado
Demonstrar que você tem o domínio dos assuntos tratados durante uma reunião é fundamental, mas alguns cuidados vão além disso. Oferecer água e café, por exemplo, é praxe. Também se certifique de que preparou todo o material necessário para a reunião, bem como uma pauta com os tópicos relacionados. Seja cordial o tempo todo e se coloque à disposição para responder dúvidas ou esclarecer eventuais questionamentos.
Busque o local ideal
Esse é um dos tópicos preferidos do Office Inn. Inclusive, você pode saber tudo sobre nossas salas de reunião aqui. Procure sempre um ambiente com os equipamentos e recursos necessários, reservado e tranquilo para desenvolver a conversa.