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17 de agosto de 2018
por Office Inn em Escritórios compartilhados

Secretária virtual: será que é útil para minha empresa?

Se os agendamentos e telefonemas fazem parte da dinâmica diária de sua empresa, quase sempre o apoio de uma profissional de secretariado se faz imprescindível. Porém, todo administrador sabe o quanto uma secretária onera a folha de pagamento e o quanto uma contratação como essa se distancia das possibilidades de quem está começando um novo negócio.

As secretárias muitas vezes ocupam a linha de frente da empresa, exercendo funções estratégicas dentro do negócio. Elas podem atuar como um verdadeiro cartão de visitas, uma vez que são responsáveis pela primeira impressão que será transmitida ao cliente – também a mais importante. Com um papel e atribuições tão marcantes, fica quase impossível abrir mão dessas profissionais.

Um dos caminhos mais inteligentes para se ter uma secretária, dentro da melhor relação custo x benefício, é o serviço de secretária virtual ou remota usualmente ofertado pelas empresas de coworking e escritórios compartilhados. Um verdadeiro destaque dentro desse segmento.

Ao se pensar na extinção total do vínculo empregatício (o salário e os encargos trabalhistas da profissional de secretariado são unicamente de responsabilidade de quem oferta o serviço), já se tem um bom motivo para fazer uso desse recurso. Porém, muito mais do que isso, o combo de atividades da secretária pode ser completamente personalizado, o que favorece a flexibilização do contrato conforme as possibilidades e necessidades de cada cliente.

Eventualmente, pode-se imaginar que a falta de vínculo formal direto represente um fator de impacto na qualidade dos serviços prestados. Entretanto, podemos garantir que, aqui no Office Inn, confidencialidade, rigor, responsabilidade, cumprimento de prazos e transparência são valores que norteiam todas as relações entre as secretárias e nossos clientes.

É mesmo útil?

No Office Inn, o serviço de secretariado remoto contempla atendimento telefônico e retorno de ligações, gestão de agenda, serviços de agenda para profissionais da saúde, agendamento e confirmação de reuniões, solicitação e retirada de certidões, serviços de agendamento gerais, envelopamento e etiquetação de correspondências e documentos, organização de documentos, levantamento de leads, qualificação de prospects, facilities pessoais e quaisquer outros serviços administrativos gerais.

Em resumo, é possível ter à disposição uma profissional e atendimento completos, sem qualquer vínculo empregatício e obrigações previstas em lei. Todas as atividades são executadas por um staff treinado e capacitado para atender diferentes demandas administrativas, sempre com ótima apresentação pessoal. Portanto, sim, esse serviço é realmente útil! 🙂

Há algum tempo os coworkings e escritórios compartilhados não servem apenas para alugar salas de trabalho. Hoje, são verdadeiros centros de negócios e de networking, onde empresas e profissionais encontram apoio nas fases iniciais do negócio e também em períodos de crescimento. Os upgrades no pacote de serviços obedecem às necessidades que vão surgindo, sempre lembrando que racionalização, flexibilidade e custos são palavras-chave. Nesse contexto, as secretárias virtuais surgiram para corroborar o principal conceito dos escritórios compartilhados: elas oferecem todas as vantagens para que haja um equilíbrio entre vida pessoal e profissional, produtividade, racionalização de custos e personalização. Tudo para que o seu escritório seja onde e como você quiser.

"Estamos muito satisfeitos com os diversos serviços que atendem as 19 pessoas de nossa equipe. O grande diferencial que vemos no Office Inn é o atendimento, são pessoas muito profissionais e extremamente atenciosas. Respostas rápidas e sem burocracia fazem com que nós nos preocupemos apenas com o negócio da empresa."

Ronei Pasquetto Gomes
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